مراقب وثائق
الهدف / الغرض
الاحتفاظ بوثائق المشروع لكل من النسخ الإلكترونية والورقية. تأكد من توزيع المعلومات الدقيقة في الوقت المحدد للأشخاص الذين يحتاجون إليها. دعم الفريق الهندسي وأعضاء فريق المشروع الآخرين من خلال الحفاظ على سلامة المستندات والسجلات الفنية.
نطاق المستوى
يضمن هذا المنصب أن جميع وثائق المشروع الهامة من العقود إلى الرسومات ومحاضر الاجتماعات ومعلومات المشروع الهامة الأخرى تتدفق بسلاسة بين الفرق ، مما يقلل من التأخيرات والأخطاء المكلفة.
يلعب دورا محوريا في الحفاظ على الكفاءة والوضوح طوال عملية البناء.
مسؤول عن إدارة جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع والإشراف عليه. التأكد من أن المستندات محفوظة بشكل صحيح ويمكن الوصول إليها وتحديثها.
مسؤولية / المهام
- التحقق من مطابقة الوثائق للأنظمة والمعايير المعتمدة.
- استلام ومعالجة جميع مستندات المشروع الواردة والصادرة، بما في ذلك المستندات الفنية مثل الرسومات والمخططات والمراسلات، مع مراجعتها وتصنيفها وتحديثها بشكل دوري، وضمان حفظها وأرشفتها بصورة منظمة في النسخ الورقية والإلكترونية، بالإضافة إلى تخصيص أرقام للمستندات والحفاظ على نظام التحكم في الإصدارات.
- التأكد من توزيع المستندات في المواعيد المحددة لدعم إنجاز المشروع ضمن الجدول الزمني
- إدارة عملية تتبع المستندات المعلقة والتواصل مع المعنيين حتى إتمامها وإغلاقها بالشكل المطلوب
- تقديم الدعم لعمليات التدقيق عبر ضمان توفر وثائق صحيحة ومنظمة وقابلة للاسترجاع
- مسح المستندات ضوئيا وتحميلها ونسخها احتياطيا لضمان التخزين الآمن.
- دعم فريق المشروع بالاحتياجات الإدارية والمتعلقة بالوثائق.
- إعداد تقارير متابعة دورية توضح وضع المستندات وكفاءة سير العمليات
- جدولة اجتماعات المشروع وإخطار جميع الجهات المعنية ذات العلاقة.
- إعداد محضر الاجتماع (MoM) بعد كل اجتماع وتأكد من إكمال جميع إجراءات المتابعة.
- تقديم طلبات الشراء نيابة عن موظفي المشروع والحصول على الموافقات اللازمة والمتابعة للتأكد من إنجازها.
المؤهلات:
التعليم
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
الخبرة • 2-4 سنوات من الخبرة في مراقبة الوثائق او الاعمال الادارية ، ويفضل أن يكون ذلك في مجال البناء.
اللغة عربية: طلاقة.
إنجليزية: ممتازة للتواصل الدولي والمستثمرين.
المعرفة والمهارات
- المهارات الإدارية.
- التواصل الفعال مع الزملاء في جميع الإدارات ذات الصلة.
- القدرة على تعدد المهام.
- الاهتمام بالتفاصيل.
- السرية وسلامة البيانات.
- قبول النقد والعمل بشكل جيد تحت الضغط.
- المرونة والانفتاح على التغيير.
- حل المشكلات والمتابعة الاستباقية.
الكفاءات
- إجادة MS Office (Word و Excel و Outlook) وأنظمة إدارة الوثائق(على سبيل المثال Primavera).
- معرفة الأنظمة الأساسية السحابية لتخزين الملفات (على سبيل المثال ، Google Drive و Dropbox) والبرامج الخاصة بالبناء مثل AutoCAD.
- معرفة معايير مراقبة الوثائق (ISO 9001 ، إلخ).
More Information
